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SAP Real Estate: contratos, condiciones y contabilidad en SAP S/4HANA

Diseño de soluciones de gestión de contratos

SAP Real Estate Management incluye funciones y capacidades para las siguientes áreas:

  • Gestión de datos maestros (para objetos arquitectónicos y de uso)
  • Gestión de contratos
  • Contabilidad
  • Controlador
  • Balance de valoración de los contratos.
  • Ajuste de condiciones
  • Servicio de liquidación de cargos
  • Liquidación basada en ventas
  • Gestión de terceros
  • Reserva de habitaciones y arreglos de asientos a largo plazo.
  • Funciones específicas del país

Este artículo cubre las funciones de gestión de contratos y los procesos de publicación relacionados con estos.

Los contratos en SAP RE se integran con objetos y atributos de muchos otros componentes de SAP. Por ejemplo:

  • Socios comerciales (con y sin datos relevantes para la contabilidad, como clientes o proveedores)
  • Controlar objetos (como centros de costo, pedidos o centros de beneficio) para fines de contabilidad y control
  • Cuentas de mayor, tipos de documentos e información fiscal (utilizada para procesos de negocios relacionados con contratos)

Por lo tanto, además del contenido de SAP RE, este curso también cubre diferentes aspectos de integración a otros componentes de SAP.

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Un contrato es un acuerdo entre varios socios contractuales con respecto a uno o más objetos del contrato. Un contrato tiene una fecha de inicio acordada entre los socios, una duración y / o acuerdos para avisos y renovaciones.

Los socios contractuales definen los pagos (condiciones del contrato) para el uso o la compra del objeto (o los objetos) del contrato.

Esta definición explica un contrato no solo en la vida real, sino también en SAP Real Estate Management.

Los contratos relacionados con objetos de bienes raíces son contratos de arrendamiento o alquiler para oficinas, apartamentos, tiendas, etc., así como contratos de compra o contratos de servicios diferentes.

En SAP Real Estate Management, puede representar todos estos tipos de contratos y los procesos comerciales relacionados, como los procesos de publicación para el pago de las condiciones del contrato, avisos y renovaciones.

También puede crear recordatorios para verificar las fechas del contrato, crear correspondencia con sus socios del contrato y ajustar las condiciones del contrato durante la duración del contrato. Por lo tanto, el ciclo de vida completo de un contrato está representado dentro de SAP Real Estate Management.

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RE Navigator puede encontrar funciones y transacciones de SAP Real Estate Management utilizando la ruta del menú Contabilidad → Gestión inmobiliaria flexible.

Por supuesto, también puede usar las aplicaciones Fiori disponibles para mostrar y mantener datos y contratos de bienes raíces.

El objeto principal de este curso es el contrato en el contexto de SAP Real Estate Management (SAP RE). Para crear y mantener contratos, puede elegir el menú Contrato en el menú SAP RE mencionado anteriormente.

Otra variante es usar el navegador RE ( [transaction RE80 )]. Puede encontrar esta transacción en

Contabilidad → Gestión flexible de bienes inmuebles → Datos maestros → RE-Navigator.

El navegador RE es una función integral que puede utilizarse para los siguientes fines:

  • Para crear, mantener y visualizar objetos y contratos inmobiliarios.
  • Alcanzar las diferentes funciones del sistema de información SAP RE.
  • Para trabajar con reenvíos y con muchas otras herramientas (como las publicaciones únicas, los procesos de publicación para la reserva de habitación y la ocupación continua)

En la Descripción general del objeto, puede elegir entre diferentes variantes para presentar los objetos: por tipo de objeto, objetos por persona responsable o por grupo responsable.

Las personas responsables de un contrato son, al principio, las personas que crearon el contrato. Puede cambiar las personas responsables con la función de cambio en masa para las responsabilidades de los contratos ( transaction RECNRP).

Por otro lado, puede combinar personas responsables o ejemplo, los empleados de un departamento en un grupo responsable. En este caso, los contratos se muestran y se pueden mantener para todos los miembros del grupo responsable utilizando la vista Objetos del grupo responsable.

Hay muchas funciones dependientes del contexto disponibles en el navegador RE, como publicaciones únicas, funciones de administración de documentos, configuraciones definidas por el usuario, etc. Por lo tanto, puede utilizar el navegador RE para muchos propósitos en su trabajo con objetos y contratos de bienes raíces.

Estructuras Organizativas (Código de Empresa, Área de Control)

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Los siguientes elementos organizativos de contabilidad financiera y de gestión se utilizan para mapear procesos de negocios en SAP Real Estate Management (SAP RE):

  • Código de compañía
  • Área de control

El área de control es la unidad organizativa más alta en control, mientras que el código de la compañía es una unidad organizativa en contabilidad financiera. Un área de control se utiliza para representar un sistema cerrado para fines de contabilidad de costos. Se pueden asignar uno o varios códigos de empresa a un área de control.

Debe definir estos elementos organizativos (área de control y códigos de compañía) fuera de SAP Real Estate Management. Para hacerlo, debe definir las configuraciones necesarias en el Customizing para la Contabilidad financiera (FI) y Controlling (CO).

Las estructuras organizativas de los procesos contables externos e internos dependen una de la otra, como se muestra en la figura, Estructuras organizativas en SAP RE. Como se mencionó anteriormente, puede asignar más de un código de compañía a un área de control.

El requisito previo para la asignación de varios códigos de empresa a un área de control es que Usted puede asignar elementos de control (como centros de costos y centros de beneficio) a los objetos y contratos de SAP Real Estate, y usar estos elementos de control en los procesos comerciales de SAP RE. Por otro lado, los objetos y contratos de SAP RE también controlan los elementos.

Relaciones de contrato (externo, interno, de alquiler, de alquiler, de servicio)

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Contrato de ciclo de vida

Un contrato en SAP es siempre un acuerdo entre la empresa (representado por el código de la empresa) y un socio comercial que se refiere al uso de un activo, un servicio o ambos.

La compañía que proporciona o consume un activo o un servicio está representada por el código de la empresa del contrato, que está visible como parte de la clave del contrato (por ejemplo, 1000/100000; contrato 100000 dentro del código de la empresa 1000).

El otro socio contractual está representado por un socio comercial externo (cliente o proveedor) o un socio interno (por ejemplo, centro de costos, pedido interno o elemento PEP). El otro socio del contrato está representado por el código de la compañía del contrato. En el entorno de la administración de bienes raíces, algunos tipos de contratos relevantes son los siguientes:

  • Contratos de arrendamiento y de alquiler
  • Contratos de servicios
  • Contratos de administración
  • Contratos de venta El ciclo de contrato de tales contratos no difiere del ciclo de contrato de otros tipos de contratos:
  • Un contrato debe ser creado y activado en el sistema SAP.
  • La publicación de los pagos de arrendamiento es posible solo después de la activación del contrato de arrendamiento. Un contrato de arrendamiento puede renovarse después de la duración del contrato acordado principalmente.
  • Durante el período de validez de un contrato, las condiciones del contrato se pueden ajustar. El proceso de mantenimiento de los contratos se puede describir a continuación:
  • Después de la conclusión de un contrato, los datos del contrato deben ingresarse en el sistema SAP. Esto incluye el objeto del contrato, los socios del contrato y los términos del contrato de los contratos concluidos.
  • Las tarifas acordadas por los socios del contrato se deben ingresar como condiciones del contrato (condiciones de pago). Los datos de publicación y frecuencia del contrato también se deben introducir, ya que esto influye en los documentos de publicación del contrato.
  • Después de la activación del contrato, un contrato es relevante para el pago y, por lo tanto, puede participar en publicaciones periódicas. La transacción de publicaciones periódicas "normales" de SAP RE (RERAPP, Publicaciones periódicas: Contrato) se utiliza para procesar las publicaciones periódicas de contratos con socios comerciales tanto de clientes como de proveedores.
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Relaciones contractuales

Hay varios criterios para la diferenciación entre varios tipos de contratos de bienes raíces o servicios:

  • Socios contratados (indicador del oferente / usuario): Contratos de crédito versus contratos de débito El socio principal del contrato de arrendamiento es un socio comercial con una cuenta de proveedor (crédito) (por ejemplo, un propietario). El socio comercial principal de un contrato de arrendamiento es un socio comercial con una cuenta de cliente (débito) (por ejemplo, un inquilino principal).
  • Categoría de contrato: Contratos externos versus contratos internos El socio comercial principal de un contrato externo (crédito o débito) es un socio comercial externo, representado por un socio comercial de SAP. En un contrato interno, el socio contractual interno está representado por un centro de costo, una orden interna o un elemento PEP. Además de los contratos de débito y crédito, también puede crear contratos de cuentas de mayor. Estos ontracts se pueden usar para crear publicaciones repetitivas (por ejemplo, publicaciones de acumulación y diferidas).
  • Referencia del contrato: Contratos de arrendamiento o arrendamiento frente a contratos de servicio La referencia del contrato define la asignación de objetos a un contrato. Solo puede haber un contrato de arrendamiento de entrada o salida para un objeto (por ejemplo, un edificio) en un momento determinado. Sin embargo, varios contratos de servicio (por ejemplo, para servicios de limpieza y conserjería) se pueden concluir por el mismo período de tiempo.
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Ejemplos de diferentes tipos de contratos son los siguientes:

  • Contratos de arrendamiento y de alquiler
  • Contratos de servicios
  • Contratos de compra y venta.
  • Contratos de evaluación o gestión.
  • Acuerdos de depósito de seguridad.

El tipo de contrato es un atributo importante del contrato. Aparte de la configuración del estado del campo, etc., el tipo de contrato determina qué procesos de negocio se pueden realizar. Por ejemplo, una liquidación de cargo por servicio se puede realizar solo para contratos de débito (arrendamiento), mientras que el proceso de ajuste de condición se puede usar para los contratos de débito y crédito. Para definir un tipo de contrato, debe determinar varios atributos del contrato.

Los atributos más importantes del contrato son los siguientes:

  • Categoría de contrato (contrato externo, contrato interno, contrato de cuenta de mayor).
  • Indicación del oferente usuario (oferente = contrato de débito; usuario = contrato de crédito).
  • Referencia del contrato (por ejemplo, los objetos se arriendan, los objetos se arriendan u otra referencia).
  • Secuencia de pantalla que define el diseño y la disposición de las pestañas en el cuadro de diálogo de mantenimiento del contrato.
  • Grupo de condición que define las clases de condición que se pueden usar por tipo de contrato.
  • Período de flujo de efectivo (en años) que define el período de tiempo durante el cual se generarán los ítems de flujo de efectivo para un contrato.
  • Roles de socio para socios principales contratados.
  • Procedimiento de aviso predeterminado por tipo de contrato.
  • Rango de números por tipo de contrato.

Puede definir el número de contrato a través de la asignación de números externa o interna. Cuando se utiliza la asignación de números externos, el usuario debe ingresar el contrato manualmente.

El sistema SAP verifica si el número de contrato dado ya existe, de modo que no se produzcan duplicados:

  • Si utiliza la asignación de números interna, puede elegir entre dos variantes:
  • Asignación automática de números por el sistema, donde los números consecutivos (asignación incremental) son gestionados por el sistema SAP.
  • Reglas específicas del cliente para la asignación de números, utilizando la tecnología BAdI. (Para definir reglas específicas para el cliente, utiliza una implementación de mejora y realiza la asignación de números requerida en el método [GET_NUMBER].
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Al crear un contrato, primero debe especificar el tipo de contrato. Tenga en cuenta que no puede cambiar el tipo de contrato una vez que se crea el contrato.

Después de elegir el tipo de contrato, debe especificar el término del contrato (es decir, el período de validez del contrato). El término del contrato incluye las fechas de inicio y finalización del contrato, junto con los datos sobre la notificación y renovación del contrato.

A continuación, debe asignar cualquier objeto de contrato que se va a arrendar dentro o fuera, u objetos que representen otro activo o servicio.

Los contratos pueden ser externos o internos. Dependiendo del tipo de contrato, asigna socios comerciales externos a contratos externos, y asigna centros de costos, pedidos internos o proyectos a contratos internos. En el caso de un contrato externo, debe definir el socio de negocios externo utilizando la función del socio contractual principal para el tipo de contrato dado.

Los roles de socio para los socios principales se definen en la configuración de personalización del tipo de contrato. Puede definir hasta dos roles de socio para socios principales por tipo de contrato. Considerar que la asignación de socios principales es obligatoria:

estos socios deben ser asignados a un contrato. Si un rol de socio es obligatorio para el tipo de contrato y el segundo rol de socio puede asignarse, solo el primer rol de socio (obligatorio) debe definirse en el rol de socio de un socio principal del contrato.

Para contratos externos, también puede definir información sobre el método de pago, el procedimiento de reclamación y el tratamiento fiscal. Esta información se incluye en los parámetros de publicación del contrato.

Además, usted define reglas para generar fechas para recordatorios (envíos). Cuando se ingresan todos los datos necesarios, puede activar el contrato. Los procesos de publicación y otros procesos comerciales que son relevantes para este contrato solo pueden llevarse a cabo después de la activación. Si se crea un contrato para un objeto que ya tiene otro contrato (que estaba o debería estar terminado), puede usar la función Crear contrato de seguimiento. Esto le permite utilizar el contrato anterior como una "plantilla de copia" completa.

 

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